Die Deka hat ein eigenes Hinweisgebersystem etabliert und setzt die Anforderungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes um. Es stellt sicher, dass sich alle Mitarbeitenden und Geschäftspartner vertraulich melden können, wenn sie bemerken, dass jemand gegen unsere Standards verstößt. Dabei kann es sich um folgende Aspekte i.S.d. § 2 HinSchG handeln:

• Verstöße, die strafbewehrt sind,
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• sonstige Rechtsverstöße gegen Rechtvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft:
  • zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
  • mit Vorgaben zum Umweltschutz
  • zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation, zum Schutz der Vertraulichkeit der Kommunikation, zum Schutz personenbezogenen Daten im Bereich der elektronischen Kommunikation, zum Schutz der Privatsphäre,
  • zum Schutz personenbezogener Daten im Anwendungsbereich der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten,
  • zur Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse nach § 316a Satz 2 des HGB
  • zur Rechnungslegung einschließlich der Buchführung von Unternehmen, Kreditinstituten, Finanzdienstleistungsinstituten, Wertpapierinstituten, Versicherungsunternehmens und Pensionsfonds

 
In solchen Fällen wenden sich die hinweisgebende Person an unseren Ombudsmann Dr Rainer Buchert von der Kanzlei Buchert Jacob Partner. Der Ombudsmann der Deka-Gruppe fungiert im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes als interne Meldestelle der DekaBank.
 
Darüber hinaus können auch Beschwerden nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz beim Ombudsmann eingereicht werden.
 
Für die direkte Einreichung einer Beschwerde nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sowie für den Prozess zur internen Bearbeitung von Beschwerden wird auf die Seite des Beschwerdemanagements der DekaBank unter https://www.deka.de/deka-gruppe/kontakt verwiesen.

Wenn sich eine hinweisgebende Person mit einem Verdacht an unseren Ombudsmann wendet, bringt dieser seine notwendige Fachkunde sowie seine Erfahrung ein und prüft den jeweiligen Fall. Die relevanten Informationen leitet er an die DekaBank weiter – wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe schriftlich eingewilligt hat, vgl. § 9 Abs. 3 HinSchG. Auch den Namen der hinweisgebenden Person und andere Hinweise auf seine Identität gibt der Ombudsmann unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots nur dann weiter wenn diese einverstanden ist. Das neue Hinweisgeberschutzgesetz sorgt zugleich dafür, dass den hinweisgebenden Personen im Rahmen der Vorgaben dieses Gesetzes keine Repressalien (d.h. ungerechtfertigte Benachteiligungen in ihrer beruflichen Tätigkeit) drohen.
 
Alle hinweisgebenden Personen können sich unter Wahrung des Vertraulichkeitsgebots der Identität der hinweisgebenden Personen, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen an den Ombudsmann wenden - natürlich kostenlos. Gleichzeitig sichern wir ab, dass der Ombudsmann nicht absichtlich falsch informiert wird: Verursacht eine hinweisgebende Person dadurch einen Schaden, kann sie unter Umständen dafür haftbar gemacht werden.
 
Der Ombudsmann ist wie jeder Anwalt zur Verschwiegenheit verpflichtet und hat auch das Recht, das Zeugnis zu verweigern. Dadurch schützt er die hinweisgebenden Personen.

Die Einheit „Anti Financial Crime – Beratung, Monitoring und Sanktionen“ (OE 1502-10) der Deka ermittelt intern, wenn der Ombudsmann sie informiert. Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 Tagen nach Abgabe der Meldung eine Eingangsbestätigung sowie auch spätestens 3 Monate nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung, in welcher geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe für diese genannt sind.
 
Stellt sich ein Verdacht als gerechtfertigt heraus, wirkt sie auf eine Sanktionierung hin. Das kann arbeits- oder zivilrechtliche Maßnahmen, in gravierenden Fällen auch Strafanzeigen nach sich ziehen. Dabei arbeitet sie eng mit den Bereichen "Recht" und "Personal" zusammen.